Privacyverklaring

Privacyverklaring Alles Kits
Laatste wijziging: 24 mei 2018

Alles Kits hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. We willen optimaal voldoen aan de eisen van de privacyregelgeving en willen daarbij transparant zijn over de soorten gegevens die we verwerken, voor welke doelen we de gegevens gebruiken, met wie we ze delen en welke rechten je zelf hebt over jouw gegevens. In deze privacyverklaring geven wij je heldere informatie hoe wij omgaan met de persoonsgegevens van onze (potentiële) vraagouders met hun kinderen en gastouders en wat wij zouden doen mochten deze gegevens onbedoeld in handen komen van derden (datalek).

Om de privacy te waarborgen, wordt er uiterst zorgvuldig omgegaan met persoonsgegevens. Alles Kits houdt zich aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming die vanaf 25 mei 2018 in werking treedt.
Dit houdt in de praktijk in dat:
• persoonsgegevens verwerkt worden in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring (en in het verwerkingsregister);
• verwerking van je persoonsgegevens beperkt wordt tot enkel de gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden gebruikt;
• uitdrukkelijke toestemming van de betrokkenen noodzakelijk is voor de verwerking van de persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om de beveiliging van de persoonsgegevens te waarborgen;
• persoonsgegevens niet zullen worden doorgeven aan andere partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Alles Kits op de hoogte is (en blijft) van de rechten omtrent persoonsgegevens, betrokkenen hierop attendeert en deze respecteert.

Welke persoonsgegevens worden verzameld en waarvoor worden deze gebruikt?
Welke persoonsgegevens er verwerkt worden en voor welk doel deze gebruiken worden, hangt af van of je (potentiële) vraagouder, kind of gastouder bij Alles Kits bent. Dit kunnen gegevens zijn zoals je naam, adres, mailadres, telefoonnummer en geboortedatum en BSN. Deze zijn nodig voor bijvoorbeeld het opstellen van een overeenkomst voor het bieden of afnemen van gastouderopvang, gegevensuitwisseling met de Belastingdienst, maar ook voor het verzenden van nieuwsbrieven of uitnodigingen voor themabijeenkomsten of een tevredenheidsonderzoek vanuit Alles Kits. Welke gegevens er precies verzameld worden en waarvoor deze gebruikt worden, kun je verderop in deze privacyverklaring lezen.

Beveiliging persoonsgegevens
Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom met grote zorg om met de persoonsgegevens. We treffen technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, manipulatie, onbevoegde toegang, etc.
We hebben onder andere de volgende maatregelen genomen:
• Alles Kits gaat zorgvuldig om met privacygevoelige gegevens van kinderen, ouders en van gastouders. Het gastouderbureau is niet alleen verplicht tot geheimhouding van de privacygevoelige gegevens; ook het belang van de bescherming van deze persoonsgegevens is bekend.
• Persoonsgegevens worden anoniem gemaakt als dat nodig is;
• Er wordt gebruik gemaakt van een (gebruikersnaam en) wachtwoorden op de systemen waarmee gewerkt wordt (laptop, smartphone, administratie- & registratiesysteem).
• Persoonsgegevens worden digitaal opgeslagen in een beveiligde (cloud)omgeving, afgeschermd met een wachtwoord.
Mocht data in handen van derden komen zal overeenkomstig de wetgeving dit gemeld worden bij het meldloket https://datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Gezien de gevoeligheid van de persoonsgegevens heeft Alles Kits een procedure ‘informeren datalekken’ vastgelegd om de juiste actie achteraf te kunnen uitvoeren.

Waar worden persoonsgegevens verwerkt en bewaard?
De persoonsgegevens worden verwerkt door de houder van Alles Kits (Patricia Does) op het vestigingsadres te Oudkarspel. Computer/laptop en papieren documenten worden bewaard/opgeborgen in een af te sluiten ruimte.
Er is een verwerkingsregister aanwezig. Dit is een overzicht van alle persoonsgegevens die verwerkt worden en o.a. met wie deze (kunnen) worden gedeeld. Dit verwerkingsregister is in te zien via het online registratiesysteem waar (gast)ouders toegang tot hebben. Voor niet gekoppelde (gast)ouders is dit verwerkingsregister op te vragen bij het gastouderbureau.

Gegevens verstrekken aan derden
Wij verstrekken je gegevens niet aan derden zonder jouw uitdrukkelijke toestemming, tenzij wij verplicht zijn gegevens door te geven aan bijvoorbeeld de Belastingdienst, of bijvoorbeeld op basis van de wet of een rechterlijke uitspraak, of als het nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen jou en Alles Kits. Externe partijen die persoonsgegevens onder de verantwoordelijkheid van het gastouderbureau verwerken, doen dit uitsluitend voor doelen en onder voorwaarden die met hen zijn afgesproken. Dit wordt vastgelegd via een verwerkersovereenkomst.

Gegevens bekijken, opvragen en/of verwijderen

Wil je weten welke gegevens van jou bij ons bekend zijn? Je kunt op elk moment inzicht krijgen in de gegevens die wij van jou hebben verwerkt. Ook kun je ze te allen tijde laten wijzigen of verwijderen (indien wettelijk mogelijk). Neem dan contact met ons op via de bekende contactgegevens. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan, controleren wij of we met de juiste persoon te maken hebben.
Het vernietigen van papieren documenten wordt gedaan met behulp van een papierversnipperaar.

Hoe lang worden jouw persoonsgegevens bewaard door Alles Kits?
Komt er geen overeenkomst tot stand dan worden jouw gegevens na een maand vernietigd. Komt er wel een overeenkomst tot stand dan bewaren wij jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk en houden we ons aan de wettelijke bewaartermijnen.

Buiten de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Klachtrecht
Ben je het niet eens met de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken of omgaan met jouw rechten als klant? Neem dan contact met ons op. Ook kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Kijk daarvoor op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Alles Kits behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. Als er een nieuwe versie is opgesteld, zal deze altijd worden gedeeld met de betrokkenen.

Welke persoonsgegevens vraagt Alles Kits van haar vraagouders?
Ben je vraagouder bij Alles Kits of wil je vraagouder worden? Dan worden de volgende gegevens gevraagd/vastgelegd:
• Voorletter(s) en voorna(a)m(en)
• Tussenvoegsel(s)
• Achterna(a)m(en)
• Geslacht
• Geboortedatum
• Telefoonnummer(s)
• Adres (straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats)
• E-mailadres
• Burgerservicenummer(s)
• Bankrekeningnummer (IBAN)
Ook vragen we de volgende gegevens van je kind(eren)
• Voorletter(s) en voorna(a)m(en)
• Tussenvoegsel(s)
• Achterna(a)m(en)
• Geslacht
• (Verwachte) geboortedatum
• Adres (straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats)
• Burgerservicenummer
• Eventueel: welke (peuter)school bezocht wordt
• Medische gegevens (huisarts, tandarts, deelname aan Rijksvaccinatieprogramma, allergieën)
• Verzekeringsgegevens (zorgverzekering kind)

Verder vragen wij de noodzakelijke informatie om de opvang te kunnen regelen, zoals welke dagen er opvang nodig is, binnen welke straal je een opvanglocatie zoekt, welk schoolklas je kind zit etc. Mogelijk vragen wij ook in telefoongesprekken bovenstaande persoonsgegevens op. Dit gebeurt altijd pas na mondelinge toestemming hiertoe.

Voor een kwalitatief goede uitvoering van, en het maken van een goede koppeling met een gastouder vragen wij ook naar aanvullende gegevens die voor de opvang van belang kunnen zijn, zoals persoonlijke omstandigheden, informatie over achtergrond en levensbeschouwing, specifieke opvoedingsideeën etc. Ook voor het opvragen en verwerken van deze gegevens vragen wij toestemming.

Beeldmateriaal zoals foto’s en video’s van de opvangkinderen kunnen wij (incidenteel) via een gastouder toegestuurd krijgen; deze worden nooit zonder schriftelijke toestemming van de ouders voor welk doeleind dan ook gebruikt.

Grondslag voor de verwerking van de gegevens
De grondslag voor het verwerken van de gegevens is de overeengekomen opdracht tot het bieden van gastouderopvang.

Voor welke doelen gebruikt Alles Kits deze persoonsgegevens?
Wij gebruiken alleen gegevens die we nodig hebben om de overeenkomst uit te voeren. De gegevens worden voor de volgende doelen gebruikt:
• Het bieden van gastouderopvang
• Administratieve doeleinden
• Het bijhouden van gegevens die van belang zijn voor de opvang, verzorging, begeleiding en ontwikkeling van de kinderen
• Het onderhouden van contact over de opvang
• Het verzenden van nieuwsbrieven, jaaropgaven, of andere informatie die van belang is voor de opvang(regelgeving)
• Het uitvoeren van bv. een klanttevredenheidsonderzoek

Welke persoonsgegevens vraagt Alles Kits van gastouders?

Ben je gastouder bij Alles Kits of wil je gastouder worden? Dan worden de volgende gegevens gevraagd/vastgelegd:
• Voorletter(s) en voorna(a)m(en)
• Tussenvoegsel(s)
• Achterna(a)m(en)
• Geslacht
• Geboortedatum
• Telefoonnummer(s)
• Adres (postcode, straatnaam, huisnummer en woonplaats)
• E-mailadres
• Burgerservicenummer
• Bankrekeningnummer (IBAN)
• Gezinssituatie: Heb je huisgenoten/structureel aanwezigen, wat is de relatie tussen jou en je huisgenoten/structureel aanwezigen en wat zijn hun namen, geboortedata en geslacht? Zijn er huisdieren op de opvanglocatie aanwezig?
• Eventueel: naam, adres en telefoonnummer van een achterwacht
• Ben je rokend/niet-rokend?
• Relevante werkervaring
• Aanmelding LRK
• Kopie van: legitimatiebewijs, relevante diploma’s, EHBO-certificaat, VOG (ook van huisgenoten)
• Ook ingeschreven bij een ander gastouderbureau?
• Inschrijving bij Kamer van Koophandel

Voor een kwalitatief goede uitvoering van onze kinderopvangdiensten wordt ook gevraagd naar aanvullende gegevens die voor de opvang van belang kunnen zijn, zoals persoonlijke omstandigheden, informatie over achtergrond en levensbeschouwing, opvoedingsideeën etc. Voor het opvragen en verwerken van deze gegevens vragen wij nadrukkelijke toestemming.
Grondslag voor de verwerking van de gegevens
De grondslag voor het verwerken van de gegevens is de overeenkomst van opdracht tussen jou en Alles Kits voor het bieden van opvang via ons gastouderbureau.

Voor welke doelen gebruikt Alles Kits deze persoonsgegevens?
• Uitvoeren en opstellen van de overeenkomst tussen jou en Alles Kits voor het bieden van opvang via ons gastouderbureau
• De (koppelings)overeenkomst tussen jou en (vraag)ouders
• Het toesturen van nieuwsbrieven
• Cursusdoeleinden
• Het bijhouden van gegevens die van belang zijn voor de samenwerking en de uitoefening van je overeenkomst
• Bijhouden van Personenregister
• Uitbetaling van opvangvergoeding, toesturen van jaaropgaven

Heb je vragen over deze privacyverklaring of wil je weten welke gegevens er van jou bij ons bekend zijn? Neem dan gerust contact op!

Alles Kits behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. Als er een nieuwe versie is opgesteld, zal deze altijd worden gedeeld met de betrokkenen.